Nombre d’entreprises débutent leur activité en utilisant la suite Office de Microsoft pour la gestion de leur entreprise. Malgré la puissance de Word et d’Excel, quand la société monte en charge, de plus en plus de fichiers sont créés, les informations sont dispersées et parfois erronées à cause d’erreurs de saisie ou de recopie.
Avec cette quantité de fichiers hétérogènes, il est quasiment impossible d’avoir une vue en temps réel de son activité pour pouvoir anticiper des changements ou réagir à temps en cas de problème.
Le choix d’un ERP ne s’improvise pas. L’investissement n’est pas anodin et le logiciel doit parfaitement correspondre aux besoins de gestion d’une entreprise. Sur un marché où les solutions ERP ne manquent pas, il devient difficile de se repérer. ERP cloud (ou SaaS) ? ERP métier ou généraliste ? Pour choisir un outil de gestion ERP, mieux vaut suivre un processus de sélection respectant des critères de choix classiques comme des critères liés à votre profil d’entreprise : métier, taille etc.
Choisir un ERP relève d’une décision stratégique. Voici 6 points pour vous aider à faire le bon choix de solution :
1-Identifier les objectifs associés au futur ERP
Mettre en place un ERP est un tournant aussi bien pour une PME qu’un grand groupe. Toute l’activité de l’entreprise peut être impactée ; depuis la production vers la commercialisation en passant par la comptabilité et stock. L’ERP décloisonne chaque service de l’entreprise. L’outil structure les processus. C’est déjà un 1er point important et bénéfique à retenir. Les raisons et avantages à la mise en place d’un logiciel ERP sont nombreux. En voici quelques-uns :
- Gain d’efficacité : un seul outil, informations centralisées et mutualisées, accélération du temps de traitement …
- Homogénéité de l’information et réduction des risques : doubles saisies, données erronées, perte d’informations
- Nouvelle vision de l’activité : reporting complet, accessibilité et traçabilité des données …
- Prise de décision améliorée : données en temps réel, connexion entre les modules, mise à jour automatique
- Optimisation des processus, coûts, ressources …
2- Définir le périmètre fonctionnel d’un ERP
Choisir une solution pour un projet ERP commence souvent par le choix de fonctionnalités.
Vous devez penser au périmètre fonctionnel de votre futur ERP :
- Quelles sont les fonctionnalités nécessaires pour chaque service de l’entreprise ?
- De quoi l’entreprise a-t-elle besoin ?
- Mon ERP doit-il couvrir uniquement mon cœur de métier ? Doit-on l’étendre à des fonctions périphériques ?
1er réflexe naturel, on rédige souvent une liste des fonctionnalités au proportion des exigences de la structure d’entreprise, comme suite ;
- Gestion de production
- Gestion commerciale et e-commerce
- Gestion marketing
- Gestion de la comptabilité
- Gestion financière
- Gestion des stocks
- Gestion des ressources humains
- Supervision et reporting
- Etc.
Lors du choix de l’ERP, il est important d’établir un cahier des charges. Ce document projet aide à évaluer les pratiques, les processus et l’utilisation actuelle des fonctionnalités à disposition. La couverture fonctionnelle est un point important dans le choix de l’ERP. Il faut trouver l’équilibre entre l’usage opérationnel et la stratégie et objectifs fixés
3-Cadrer votre projet à votre dimension
L’analyse de la croissance de l’entreprise ou sa présence à l’étranger font partie du choix. Pour une start-up dans les activités de commerce, secteur dans lequel les perspectives de croissantes sont fortes, ou Pour une PME de taille importante qui fabrique et expédie ses produits dans le monde entier, elle préférera se tourner vers une solution reconnue à l’international telle que VEULIO. Un ERP évolutif qui permettra de progresser rapidement.
4-Quel ERP choisit quelle position ?
Le choix du logiciel ERP qui convient à votre entreprise sera plus pertinent, car il peut répondre à toutes les particularités et limites du département commercial concerné. La société de services aura besoin de fonctions liées à la gestion de projet et à la comptabilité. Les sociétés pharmaceutiques utiliseront plus de modules pour se concentrer sur le contrôle de la qualité, la traçabilité et même la gestion des lots. Il existe de nombreux exemples. Besoins diversifiés entre toutes les activités. Les éditeurs ont déjà compris la demande de produits ERP d’entreprise ou de produits verticaux.
5-Privilegier un ROI (Return on Investment) dans le choix de ERP Comparer avec les bons critères
Lors du choix, de nombreux décideurs se pencheront rapidement sur le coût du projet, qui peut gêner le logiciel ou le fonctionnement du logiciel. Pour une analyse plus complète, il convient de comparer le coût de la solution intégrée et le retour sur investissement éventuel. Il sera plus facile de prendre des décisions pour les logiciels qui présentent les meilleures perspectives de profit.
Sachant que nous conservons l’ERP pendant 8 à 10 ans en moyenne, il est important de prendre en compte ces données. La différence entre le retour sur investissement attendu peut varier d’un projet à l’autre.
6-Selectionner le meilleur ERP pour votre entreprise
Effectuer une comparaison ERP La recherche de solutions ERP s’apparente à un véritable travail d’investigation. Votre choix final doit être prouvé correct par des preuves concrètes. Nous parlons d’effectuer un test de référence réel, ce qui signifie faire une comparaison ERP minutieuse. Cette tâche difficile s’appuiera sur les avis clients, les recommandations des utilisateurs, les démonstrations … provenant de sources différentes mais fiables. L’idée finale est de ne pas savoir quel est le meilleur ERP du marché. Le but est de comparer les solutions de gestion de plusieurs fournisseurs afin de déterminer le fournisseur qui correspond le mieux à vos besoins. Choisissez un logiciel selon les bons critères En plus des informations mentionnées ci-dessus, si vous souhaitez éviter les obstacles et les erreurs, le choix de l’ERP doit suivre un processus de sélection logique.
La mise en place d’un ERP est un projet humain mais aussi organisationnel pour toute entreprise initiant la démarche.
Pour faire avancer un dossier et aller plus loin dans la sélection des éditeurs et de leurs solutions, nous avons consacré une page entière aux critères pour choisir son logiciel.
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